4 ترفند حرفه ای Gmail که سرعت شما را چند برابر می نمایند - وبلاگ سوئیچ دستی

به گزارش وبلاگ سوئیچ دستی، در زندگی افراد پرمشغله، صرفه جویی در زمان بسیار اهمیت دارد. برای این افراد حتی ذخیره یک ثانیه بیشتر نیز باارزش است. ممکن است که زیاد جالب به نظر نرسد، اما اگر متوجه شدید که در طول روز مثل من دچار کمبود زمان می شوید، احتمالاً ادامه این مطلب برای شما مجذوب کننده خواهد بود. اگر عکس پایین را مشاهده کنید، تعداد ایمیل های من را می بینید که مدیریت و مطالعه آن ها کاری واقعا سخت است. حال قصد داریم که در خصوص یک راز مهم صحبت کنیم. با انجام چند تنظیم هوشمندانه در ایمیل خود، نه تنها ثانیه ها، بلکه دقایق زیادی از روز خود را که معمولاً به کارهای بی فایده و ایمیل محور اختصاص می دادید، پس بگیرید. نکته مهم و جالب این است که برای انجام این کارها احتیاج به پرداخت خاصی ندارید! موضوع این مقاله در خبرنگاران مگ آنالیز 4 چهار ترفند هوشمندانه برای افزایش سرعت کار با Gmail است. این ترفند ها عبارتند از:

1) میانبرهای اصلی صفحه کلید

اولین و موثرترین مورد برای تقویت کارایی جیمیل و افزایش سرعت کار با آن، بدون شک استفاده از میانبرهای صفحه کلید (کیبورد) است. Superhuman یکی از اجزای کلیدی است. این افزونه 30 دلاری آن قدر عالی است که که بعضی از قدرتمندان دنیای فناوری نیز آن را قبول دارند و تایید می نمایند. با این حال، حقیقت این است که معادل همان ابرقدرت را می توان بدون پرداخت آن قیمت به راحتی به دست آورد.

سیستم میانبر صفحه کلید جیمیل پتانسیل بسیار بالایی دارد. به عنوان مثال، هنگامی که در حال نوشتن یک پیغام هستید، چه یک ایمیل نو باشد یا پاسخ به یک ایمیل، می توانید از ابزارهایی بهره ببرید که با چند کلید ساده، کارهای مختلفی انجام دهید.

الف) نوشتن یک پیغام در ایمیل

• با استفاده از Ctrl-Shift-C در ویندوز یا Cmd-Shift-C در مک، فیلد cc مخفی به طور پیش فرض آشکار می گردد و شما را در قسمتی قرار می دهد تا بتوانید به سادگی آغاز به تایپ کنید.

• با استفاده از Ctrl-Shift-B می توانید گزینه قبلی را با فیلد bcc انجام دهید. گفتنی است که در این توضیحات عبارت Ctrl برای ویندوز است و اگر شما در حال استفاده از سیستم عامل مک هستید، باید به جای آن از دکمه Cmd بهره ببرید. بعلاوه در عکس بالا، تمامی میانبرهای قابل استفاده در مک برای شما قرار داده ایم.
• دکمه های Ctrl-Shift-D پیش نویس ایمیل شما را ذخیره می نمایند.
• شما می توانید با Ctrl-Enter ایمیل خود را ارسال کنید.
• اگر می خواهید در ایمیل خود یک فهرست شماره گذاری داشته باشید، باید از دکمه های Ctrl-Shift-7 بهره ببرید.
• با Ctrl-Shift-8 شما یک فهرستی می سازید که شماره ندارد و به جای شماره های نقطه های پررنگ مشکی (Bullets) وجود دارد.
• اگر می خواهید که متن خود را به طرف دیگر برگردانید، گزینه Ctrl-[ مناسب شماست.
• بعلاوه Ctrl-] می تواند متن شما را بدون هیچ مسئله ای به حالت نقل قول، جلوتر از بقیه متن قرار بدهد.
• در نهایت Ctrl-Shift-9 قالب بندی blockquote را بر روی متن شما اعمال می نماید.

ب) ایمیل ها و پیغام های بخش inbox

• با استفاده از دکمه های جهت بالا و پایین روی کیبورد، شما می توانید که پیغام های مختلف را ببینید و آن ها عوض کنید.
• شما می توانید با استفاده از X یک پیغام را باز کنید.
• Enter یا O ایمیل مورد نظر را باز می نماید.
• کلید E ایمیل شما را بایگانی (آرشیو) می نماید.
• با استفاده از # شما میتوانید به راحتی یک ایمیل را حذف کنید.
• شما می توانید در هر بخشی که هستید، با GI به صندوق پیغام های خود (inbox) برشد.
• برای تماشا پیغام های پیش نویس خود باید از GD بهره ببرید.
• شما میتوانید با استفاده از ` به بخش بعدی بروید و با استفاده از ~ به بخش قبلی که در آن بودید، برشد.

ج) مشاهده پیغام های شخصی

• در صورتی که بیش از یک پیغام در ریپلای ها وجود داشته باشد، دکمه ; تمام پاسخ ها را به شما نمایش و توضیح می دهد و دکمه : همه آن ها را به عقب برمی گرداند.
• P پیغام قبلی را در موضوع برجسته (هایلایت) می نماید و این در حالی است که N پاسخ بعدی (ریپلای) را برای شما برجسته می نماید.
• Enter یا O پاسخ انتخابی شما را به حالت باز تغییر می دهد.
• دکمه } پیغام فعلی را بایگانی (آرشیو) می نماید و شما را مستقیماً به پیغام بعدی (نوتر) در فهرست می برد. در حالی که { پیغام فعلی را بایگانی می نماید و شما را به ایمیل قبلی (قدیمی) می برد.
• R یک پاسخ نو را در پنجره استاندارد باز می نماید. Shift-R یک پاسخ را در یک پنجره کاملاً نو در مرورگر باز می نماید. A همین کار را با همه پاسخ ها انجام می دهد. Shift-A نیز همه پاسخ ها را در یک پنجره نو در مرورگر باز می نماید.
• F ایمیل شما را فوروارد می نماید؛ در حالی که Shift-F آن پیغام را فوروارد می نماید و پیغام نو را در یک پنجره جداگانه باز می نماید.
• L منوی Label را باز می نماید. پس از آن می توانید به سادگی آغاز به تایپ نام لیبل کنید و روی Enter کلیک کنید تا ظاهر گردد.
• V منوی Move To را باز می نماید که مانند منوی Label کار می نماید به جز این که ایمیلی را بایگانی می نماید و همزمان با اعمال هر برچسبی که انتخاب می کنید، آن را از صندوق ورودی شما (Inbox) حذف می نماید.

د) هر فهرست پیغام در وب سایت Gmail

• Shift-C به شما امکان می دهد که پیغام نوی را در یک پنجره نو (کوچک) بنویسید.
• C ابزار استاندارد نوشتن را برای نوشتن یک پیغام نو باز می نماید.
• D یک تب کاملا مجزا برای نوشتن ایمیل شما باز می نماید.

اکنون، در واقع عادت کردن به استفاده از این میانبرها چالش دیگری است. ترفند من تمرکز روی یک یا دو میانبر اساسی است که همواره از آن استفاده می کنید. به مرور به این میانبرها عادت می کنید و سراغ استفاده از میانبرهای نو نیز می روید. اگر با خود تصور کنید که تعداد آن ها بسیار بالاست و شما نمی توانید از آن ها بهره ببرید، مطمئن باشید که این اتفاق می افتد و شما از آن ها استفاده نمی کنید. اگر بر مغز خود غلبه کنید که برای مثال دو مورد از آن ها را در ابتدا بهره ببرید، به زودی به تعداد زیادی از این میانبرها مسلط خواهید شد.

اگر شما هم مثل من کوشش کردید تا تعدادی از موارد بالا را امتحان کنید ولی پیروز نشدید، باید این نکته را بدانید که برای استفاده از این میانبرها، ابتدا باید آن ها را فعال کنید. اگر قبلاً این کار را ننموده اید، برای فعال کردن آن، روی نماد تنظیمات (چرخ دنده) در گوشه سمت راست بالای سایت کلیک کنید. بر روی See all settings کلیک کنید. حال صفحه را آن قدر پایین بروید تا به عبارت Keyboard shortcuts برسید. این گزینه را به حالت روشن تغییر دهید و مطمئن شوید که تغییرات را ذخیره می کنید. به همین راحتی!

2) میانبرهای صفحه کلید سفارشی

میانبرهای داخلی جیمیل عالی هستند، اما لازم نیست در آنجا متوقف شوید و تمام فکر خود را درگیر آن ها کنید. اول این که، جیمیل یک گزینه مجزا دارد که به شما امکان می دهد تا میانبرهای صفحه کلید بومی خود را سفارشی سازی کنید و آن ها را با احتیاجهای خاص خود سازگارتر کنید. برای پیدا و فعال کردن آن باید مراحل زیر را طی کنید.

• به تنظیمات وب سایت Gmail برشد و روی برگه Advanced در بالای صفحه کلیک کنید.
• سپس روی گزینه Custom keyboard shortcuts بزنید و آن را به حالت Enable تغییر دهید.
• در نهایت روی Save Changes کلیک کنید تا تغییرات مورد نظر اعمال گردد.
• جیمیل در این مرحله دوباره Reload می گردد. بعد از آن می توانید دوباره به تنظیمات برشد و ببینید که در بخش Keyboard Shortcuts، چه چیزهایی اضافه شده است.

برای مثال من دوست داشتم که در این بخش تغییراتی را برای خودم اعمال کنم. من دکمه ESC را طوری فعال کردم که با استفاده از آن بتوانم به صندوق پیغام های ورودی جیمیل بروم. این تازه آغاز ماجراست تا بتوانید یک صفحه میانبر سفارشی سازی شده برای خود داشته باشید.

3) افزونه های میانبر هوشمند

جیمیل دارای افزونه های استثنایی فراوانی است که صندوق ورودی شما را به سرویس های خارجی متصل می نماید. در اینجا، من می خواهم بر روی یک افزونه خاص تمرکز کنم که میانبرهای ارزشمندی را که در زمان صرفه جویی می نماید، مستقیماً به جیمیل اضافه می نماید. این افزونه بی همتا، Simplify نام دارد. در واقع Simplify پروژه یکی از مدیران سابق جیمیل است. این شخص، همان کسی است که Google Inbox بسیار محبوب را ایجاد نموده است. افزونه Simplify پیشرفت های شگفت انگیزی را برای وب سایت Gmail به ارمغان آورد و در کل رابط کاربری را به موردی تمیزتر، ساده تر و آسان تر از آنچه Google به طور پیش فرض در اختیار شما قرار می دهد، برای شما ساخت. حال که این همه از افزونه Simplify صحبت کردیم، نوبت آن رسیده است که بفهمیم اگر آن را نصب کنیم، چه مزایا و امکاناتی را در اختیار ما قرار می دهد:

الف) ترکیب Shift و کلید فلش رو به بالا یا پایین به شما این امکان را می دهد که چندین پیغام را از هر فهرستی که می خواهید، انتخاب کنید تا بتوانید به راحتی بایگانی یا حذف کنید و یا یک حرکت مشترک را روی تمامی آن ها پیاده سازی کنید.

ب) Ctrl-A همه پیغام های موجود در صفحه فعلی را انتخاب می نماید، در حالی که Ctrl-Shift-A همه پیغام های موجود در دسته یا برچسب فعلی (مورد نظر) را انتخاب می نماید؛ حتی پیغام هایی که در چندین صفحه مختلف هستند.

ج) کلید Enter قدرت بیشتری در این افزونه دارد. هنگامی که یک پیغام را برجسته می کنید و سپس Enter را فشار می دهید، پیغام مانند همواره باز می گردد. در این افزونه، با فشردن کلید Enter شما وارد پاسخ ها می شوید و با فشردن دکمه برای بار بعدی، شما وارد بخش پاسخ نو می شوید.

د) کلید Esc برعکس عمل می نماید و شما با فشردن آن تنها یک قدم به عقب برمی شد.

ه) نوار فاصله، هر پیغام برجسته شده در یک فهرست را انتخاب می نماید. در حالی که کلید Del آن را حذف می نماید.

همه این موارد نشان دهنده این است که چگونه Simplify می تواند صندوق پیغام ورودی شما را بهبود بخشد و کارایی ایمیل شما را افزایش دهد. هزینه این برنامه فقط دو دلار در ماه است که سالانه باید پرداخت کنید. با انجام این پرداخت شما می توانید برای 10 اکانت جیمیل روی دستگاه خود از این افزونه بهره ببرید.

4) تنظیمات هوشمندانه

درست است که این مورد را در آخرین بخش قرار دادیم، اما هیچ دلیلی وجود ندارد که اهمیت این بخش را پایین در نظر بگیرید. شما می توانید از این ترفندها برای افزایش سرعت کار با Gmail بهره ببرید و پنجره ای نو برای استفاده از جیمیل برای خود بسازید.

اگر ایمیل های خود را به ترتیب، یکی پس از دیگری چک می کنید، این تنظیمات را انجام دهید:

• به بخش تنظیمات جیمیل بروید.
• روی گزینه Advanced کلیک کنید.
• گزینه Auto-advance را به حالت Enable تغییر دهید.
• روی دکمه ذخیره تغییرات کلیک کنید.
• حال از این پس هر زمانی که پیغامی را حذف یا بایگانی کنید، به صورت اتوماتیک ایمیل بعدی برای شما باز می گردد.

اگر دوست دارید که ایمیل ها همگی سازماندهی شده باشند و پس از مطالعه، بایگانی (آرشیو) شوند، باید مراحل زیر را طی کنید:

• به بخش General در تنظیمات مراجعه کنید.
• روی گزینه Send and Archive کلیک کنید.
• حال Send & Archive button in reply را انتخاب کنید.
• تمامی موارد را ذخیره کنید.
• حال در هر ایمیل، پس از ارسال پاسخ، به صورت اتوماتیک ایمیل بایگانی یا آرشیو می گردد.
• نکته طلایی این است که با فعالسازی این مورد، پس از نوشتن پاسخ ایمیل بدون هیچ کاری تنها با استفاده از Ctrl-Enter هم پاسخ ارسال می گردد و هم ایمیل آرشیو می گردد.

شما بعلاوه می توانید تعداد ایمیل نمایشی در هر صفحه را از 50 به 100 تغییر دهید. برای این کار باید:

• به تنظیمات جیمیل مراجعه کنید.
• روی گزینه Maximum page size کلیک کنید.
• عدد را از 50 به 100 تغییر دهید!

جمع بندی

در این مقاله کوشش کردیم تا با آنالیز ترفند های مختلف، راه هایی را برای افزایش سرعت کار با Gmail به شما پیشنهاد کنیم. همه ما چه بخواهیم و چه نخواهیم، بالاخره باید از جیمیل استفاده کنیم و پیغام هایی را ارسال کنیم. بعضی از افراد استفاده خیلی زیادی از آن دارند و بعضی افراد استفاده بسیار کمی در حد ماهی یک بار! حتی کسی که ماهی یک بار از جیمیل استفاده می نماید نیز می تواند با استفاده از ترفندهای بالا جیمیل را به محیطی لذت بخش تبدیل کند و برای استفاده از آن موقع زیادی را صرف نکند. سعی کنید از ترفندهای بالا و مزایایی که در جیمیل اختیار شما می گذارد، بهره ببرید.

شما کدام یک از ترفند های بالا را استفاده می کنید؟ آن ها را به ما معرفی کنید.

منبع: fastcompany

در زندگی افراد پرمشغله، صرفه جویی در زمان بسیار اهمیت دارد. برای این افراد حتی ذخیره یک ثانیه بیشتر نیز باارزش است. ممکن است که زیاد جالب به نظر نرسد، اما اگر متوجه شدید که در طول روز مثل من دچار کمبود زمان می شوید، احتمالاً ادامه این مطلب برای شما مجذوب کننده خواهد بود. اگر عکس پایین را مشاهده کنید، تعداد ایمیل های من را می بینید که مدیریت و مطالعه آن ها کاری واقعا سخت است. حال قصد داریم که در خصوص یک راز مهم صحبت کنیم. با انجام چند تنظیم هوشمندانه در ایمیل خود، نه تنها ثانیه ها، بلکه دقایق زیادی از روز خود را که معمولاً به کارهای بی فایده و ایمیل محور اختصاص می دادید، پس بگیرید. نکته مهم و جالب این است که برای انجام این کارها احتیاج به پرداخت خاصی ندارید! موضوع این مقاله در وبلاگ سوئیچ دستی مگ آنالیز 4 چهار ترفند هوشمندانه برای افزایش سرعت کار با Gmail است. این ترفند ها عبارتند از: